Kiinteistöalalla toimivat käsittelevät päivittäin valtavan määrän arkaluontoista tietoa kuten asukkaiden henkilötietoja, vuokrasopimuksia ja taloudellisia tietoja. Digitalisaation edetessä ja lainsäädännön kehittyessä ovat tietoturva ja tietosuoja nousseet yhdeksi alan tärkeimmistä teemoista.

Hyvä uutinen on, että oikeilla käytännöillä ja työkaluilla voidaan tehokkaasti vastata näiden tuomiin haasteisiin. Poimimme kolme ajankohtaista aihetta, jotka jokaisen vuokra-alan ammattilaisen kannattaa huomioida juuri nyt.

1. Henkilötietojen käsittely: Selkeät käytännöt tuovat turvaa

Tietosuojavaltuutettu on päivittänyt ohjeitaan asumiseen ja taloyhtiöihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä joulukuussa 2025. Ohjeistus koskee myös vuokraustoimintaa, esimerkiksi asuntoa hakevien tietojen käsittelyä sekä huoneistotarkastusten yhteydessä otettavien kuvien tallentamista.

Käytännön vinkkejä:

• Kerää vain tarvittava tieto: Asukasvalinnassa tarvitaan vain päätöksentekoon välttämätön tieto. Tämä on sekä eettistä että lainsäädännön mukaista.
• Käytä tarkoitukseen kehitettyjä järjestelmiä: Tampuuri on suunniteltu tietosuoja edellä. Tiedot tallentuvat turvallisesti, ja käyttöoikeudet voidaan rajata tarkasti vain niille, jotka tietoa työssään tarvitsevat.
• Dokumentoi tietojen käsittely: Kun tiedät mitä tietoja kerätään, miksi ja kauanko niitä säilytetään, olet jo vahvalla pohjalla tietosuojan hallinnassa.

2. Tekoäly vuokrauksessa: Käytä järjellä, älä sokeasti

Tekoälyavusteisia vuokrauksen työkaluja markkinoidaan nyt innokkaasti, ja monissa niistä onkin aitoa potentiaalia. Pelisäännöt on kuitenkin syytä tuntea, jotta yrityksesi ei epähuomiossa tule rikkoneeksi lakia.

EU:n tekoälyasetus ei kevennä GDPR:n vaatimuksia. Asuntoa hakevien automaattinen pisteyttäminen tai paremmuusjärjestykseen asettaminen tekoälyn avulla voidaan tulkita kielletyksi henkilön profiloinniksi. Tekoäly on loistava apuri prosessien tehostamiseen, mutta lopullisen päätöksen ja harkinnan on jäätävä ihmiselle.

Tärkeää on myös varmistaa, että käyttämäsi tekoälyratkaisu ei käytä asiakasdataa julkisten mallien (kuten ChatGPT:n perusversion) opettamiseen. Tampuurin tekoälyominaisuudet on kehitetty tietoturva ja tietosuoja edellä ja asiakkaidemme dataa ei koskaan käytetä julkisten tekoälymallien opettamiseen.

3. Vahva tunnistautuminen: Helppo ottaa käyttöön, merkittävä vaikutus

Huhtikuussa 2025 voimaan tullut kyberturvallisuuslaki edellyttää monivaiheisen tunnistautumisen mahdollistamista. Tämä on pelkästään hyvä asia, sillä se blokkaa suurimman osan tietomurtoryrityksistä.

Tampuurissa vahvempi tunnistautuminen voidaan ottaa käyttöön vaivattomasti. Kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA) tarkoittaa, että salasanan lisäksi kirjautuminen vaatii vahvistuskoodin esimerkiksi puhelimesta. Asiakaskohtaisissa ympäristöissä voidaan lisäksi toteuttaa integraatioita ulkopuoliseen tunnistautumiseen, joka mahdollistaa lisäominaisuuksia tunnusten suojaamiseen.

Tietoturva ei ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkuvaa tekemistä. Oikeilla työkaluilla ja luotettavalla kumppanilla varmistat, että oma toimintasi on vahvalla ja turvallisella pohjalla myös tulevina vuosina.

Lue lisää artikkeleita >